5 dicas para desenvolver um plano de contingência

Vivemos em um mercado dinâmico, que muda constantemente através do desenvolvimento de novos métodos e tecnologias. Diante dessa situação, o plano de contingência se torna uma estratégia válida para o posicionamento da empresa.

Para entendermos melhor sobre o assunto que vamos abordar nesse artigo, vamos ao significado de contingência.

Contingência:

“Possibilidade de que algo aconteça ou não”.

E como materializamos tal significado para um plano?

Isso é bem simples, o plano de contingência é uma ferramenta elaborada para que as ações de riscos possam ser orientadas, caso tais ações venha a acontecer.

Confira o artigo: Mitigação de riscos, 5 formas de diminuir a exposição da sua empresa.

Em algumas circunstâncias podemos definir o plano de contingência como a alternativa B.

No decorrer desse artigo iremos explicar para você como desenvolver um bom plano e prevenir riscos e ameaças para o seu negócio. Não deixe de ler até o final.

Os princípios de um bom plano de contingência

principios-de-um-bom-plano-de-contingencia
Um bom plano de contingência é constituído por 6 fatores primordiais e que, consequentemente, fazem parte de muitos departamentos dentro das organizações.

Os fatores que compõem um bom plano são:

Obtendo o conhecimento desses fatores, desenvolver o plano de contingências se torna uma tarefa mais simples.

Onde utilizarei um plano de contingência?

Veja essa explicação que encontramos no Wikipédia:

“O Plano de Contingência é um documento onde estão definidas as responsabilidades estabelecidas em uma organização, para atender a uma emergência e também contêm informações detalhadas sobre as características da área ou sistemas envolvidos. É um documento desenvolvido com o intuito de treinar, organizar, orientar, facilitar, agilizar e uniformizar as ações necessárias às respostas de controle e combate às ocorrências anormais”.

Toda área ou departamento de uma empresa está exposta a situações anormais em sua rotina, sempre existe algo que sai do controle e, diante dessas situações, é fundamental possuir um plano de contingência.

Portanto, o plano de contingência pode ser utilizado por qualquer área de negócio que precisa conter riscos e controlar anomalias que surgem durante a execução de um plano original de atividades.

Como desenvolver um plano de contingência: 5 dicas para colocar em prática!

como-desenvolver-um-bom-plano-de-contingencia
Ter alternativas para as ações principais é uma forma de estar preparado para os acontecimentos inesperados.

Para que você consiga desenvolver um bom plano de contingência para suas ações, sejam elas, compliance, recursos humanos, jurídico e entre outros, sugiro a utilização dessas 5 dicas:

  1. Identificar qual é o problema a ser solucionado.
  2. Saber como e onde ocorre o problema
  3. Quando ocorre o problema.
  4. O que fazer?
  5. Quem irá fazer?

Agora que você conhece as dicas essenciais para desenvolver o seu plano, vamos nos aprofundar um pouco sobre cada um.

Confira o artigo: Gestão de riscos corporativos, aprenda a colocar em prática!

1 – Identificação do problema

Dentro de uma operação de negócio, o objetivo é quase sempre padrão: solucionar um problema!

Mas, para solucionar um problema, ele precisa existir e sempre existem problemas! Como identifica-los, se torna a pergunta principal.

Para que essa etapa comece a ser colocada em prática, é necessário iniciar um acompanhamento constante de todas as ações operacionais dos departamentos.

A partir desse acompanhamento você passa a obter indicadores de desempenho que irão mostrar quais pontos estão vulneráveis e precisam de melhorias

Após uma breve análise, classifique os riscos que estão mais propensos a acontecer de novo.

2 – Como e onde ocorre o problema

Lembra dos indicadores de desempenho que comentei no ponto anterior?

Pois bem, após iniciar um controle rotineiro, seja ele, semanal, quinzenal ou mensal, as KPI’s monitoradas passaram a indicar onde o problema está ocorrendo.

É um processo falho na contratação de pessoas lá no departamento de RH?

É uma falha no monitoramento de processos e ações judiciais no departamento jurídico?

Porque esses problemas estão acontecendo?

Falta informação para o time de RH durante um processo seletivo?

Falta um sistema inteligente que monitora diário oficiais no Brasil inteiro para o departamento jurídico?

Tendo esses dois pontos mapeados, vamos ao próximo ponto!

3 – Quando ocorre o problema?

Após iniciar identificar qual é o problema, como e onde ocorre, o desenvolvimento do plano de contingência já começa a ganhar corpo.

Agora, a tarefa é, quando ocorre o problema?

No início do processo? Durante o processo? Ao final do processo?

Para termos uma noção significativa desses acontecimentos, precisaremos utilizar um método estatístico eficiente e que sempre auxilia durante o processo de tomada de decisão.

A identificação de padrões!

Qual o período que mais ocorre problema nos canais de denúncias de compliance?

A pessoa que denuncia consegue acessar os canais com facilidade ou encontrar constantemente dificuldades?

Saber quando ocorre um problema é a melhor forma para conseguir desenvolver um plano de contingência.

4 – O que fazer para solucionar o problema?

Essa pergunta costuma valer uma fortuna para as empresas!

Até aqui, mapeamos:

  • Qual é o problema.
  • Como e onde ocorre o problema.
  • Quando ocorre o problema.

Estamos totalmente munidos com informações que servirão de insights para a construção de estratégia de melhorias.

O plano de contingência deverá conter essas estratégias voltadas para as melhorias dos gargalos identificados nos pontos anteriores.

A resposta para essa pergunta é: desenvolver estratégias eficazes que serão capazes de solucionar os problemas identificados através do acompanhamento de indicadores de desempenho.

Recomendamos a leitura: Como fazer uma auditoria de due diligence?

5 – Quem irá fazer?

Esse é um dos passos mais importantes, definir os responsáveis por planejar o plano de contingência.

Os mesmos terão que desenhar alternativas e definir estratégias que serão fundamentais para a resolução de problemas.

Cada área terá que definir um responsável para pensar no plano.

  • A área de RH: Gerente ou coordenador.
  • Área Jurídica: Diretor, gerente, terceirização.
  • Área de cadastro: Gerente, analista.

O ponto principal aqui, é escolher pessoas que entendam do assunto e possuam know how para aplicar métodos e conceitos avançados de solução de problemas.

Conclusão

Espero que essas dicas sejam totalmente úteis para você e que através delas, você possa tirar insights preciosos para a elaboração do plano de contingência da sua área.

Nunca se esqueça de monitorar constantemente as ações que são aplicadas pelo seu time, pois essa é a melhor forma de identificar os principais erros que estão sendo cometidos e que estão colocando a empresa em situação de risco.

Aproveite para baixar gratuitamente o nosso eBook sobre compliance corporativo, basta clicar na imagem abaixo:

3 Comentários

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *