Conheça a importância da prática KYC

A 18 anos atrás, entrava em vigor a Lei 9.613/1998, conhecida como Lei de Lavagem de Dinheiro. Em consequência de tal lei, instituições de segmentos financeiro, corretagem, incorporações e entre outras, tiveram que adotar algumas medidas para identificar seus clientes e é aí que entra a importância da prática KYC (Know Your customer).

Know your customer, traduzindo para o nosso português, significa conhecer o seu cliente. Com tantos escândalos ocorrendo no Brasil nos últimos anos, a prática que deveria ser adotada como uma responsabilidade primordial nas organizações, volta a ganhar relevância no atual momento de crise do país.

Ao vir à tona, através da mídia, os escândalos de corrupção de nossos governantes e o envolvimento de instituição privadas, torna-se de extrema importância as organizações adotarem práticas de prevenção a pagamentos de propina, atos de suborno e conduções de negócios de forma ilícitas.

No ano de 2013, surge uma nova Lei, a Lei n° 12.846/13 (Lei Anticorrupção), que tem por objetivo “criar mecanismos de prevenção e superação de problemas relacionado a corrupção no Brasil”. De uma forma mais abrangente, a lei anticorrupção traz séria implicações para as organizações que não estiverem adotado uma atuação de acordo com o que é proposto por ela.

Na última semana, abordamos aqui no blog dois artigos que contribuem diretamente para o KYC, o primeiro artigo fala da consulta de CNPJ, abordando práticas de como realiza-la e tomar decisões baseadas nos resultados dela, já o segundo, aborda a consulta de CPF, identificando práticas que podem contribuir para uma melhoria na conduta das organizações.

A utilização de tais práticas é fundamental para conhecer o seu cliente e influenciarão diretamente na hora de um recrutamento, parcerias com fornecedores entre outros.

Agora que sabemos o que Know Your Customer, como implantar a prática dentro de sua empresa?

Práticas importantes de KYC:

Estabelecer a forma de funcionamento dos processos é fundamental para o desempenho efetivo da atividade e deve ser seguido à risca cada etapa definida, para prevenir possíveis erros na hora de identificar os dados dos clientes.

Devemos iniciar com o processo de identificação de clientes, geralmente mais voltado para a área de cadastro, pois, é a onde se inicia a etapa de abertura de relacionamento entre empresa e fornecedor.

Etapas do processo de identificação de clientes:

– Documentação necessária para a abertura de relacionamento.

Exija do fornecedor as documentações relacionadas ao registro/certidões da empresa, documentos legais, econômico-financeiro, jurídico-Fiscais. Tenha conhecimento do tipo de atividade realizada pela entidade e onde é localizada a sua sede.

– Obtenção e análise de dados cadastrais.

Após obter as informações necessárias para o cadastro através da documentação, a ficha deve ser levada para uma análise geral, onde possa ser verificado minunciosamente cada detalhe dos dados coletados e sua autenticidade.

– Criar rotinas de atualização de cadastros.

É necessário que as instituições possuam uma rotina para a atualização da sua base cadastral, que esteja diretamente alinhada com a periodicidade definida em regulamentação vigente.

Esse processo pode ser aplicado através de canais de atendimento onde a instituição possa entrar em contato com sua base e cadastro, seja via internet, central telefônica e etc.

– Evidência etapas do processo.

Evidencia as etapas do processo por meio de fichas cadastrais, cartas assinadas por clientes, logs de sistemas e gravações telefônica e outras formas que possam ser utilizadas na hora de comprovar os dados.

Definindo processos para a realização do KYC (Know Your Customer):

Após obter os dados de cadastro dos clientes e ter conhecimento de informações que possam influenciar diretamente no estabelecimento de um negócio. O processo de KYC visa prevenir que o cliente possa utilizar as instituições para atividades improprias e ilegais.

Agora, é hora de definir as etapas necessárias para a implementação do KYC:

– Permissão para veto de relacionamento devido a risco envolvido.

Caso seja encontrado qualquer rastro suspeito após a análise dos dados de clientes, vetar o estabelecimento do relacionamento comercial é o primeiro passo.

Por mais que o negócio possua uma aparência vantajosa em termos econômicos, não se arrisque ao se envolver com fornecedores que estejam envolvidos em atividades ilícitas.

– Obter conhecimento da origem do patrimônio do cliente.

É necessário que o contratante dos serviços de um fornecedor tenha o conhecimento da origem do patrimônio do cliente.

Da onde surge o patrimônio? Das vendas, das parcerias? O que é vendido? Quais são os parceiros?

Qualquer transação que ocorra, exija o conhecimento da origem, pois, as vezes pode estar vindo de uma fonte que não seja confiável e que ofereça risco para o negócio.

– Conhecer origem e destino dos recursos movimentados pelos clientes.

De onde surgem os recursos utilizados por seu fornecedor? Onde é alocado esses recursos?

Se você não sabe a resposta dessas perguntas, alguma coisa está errada com o seu processo de KYC. Exija o conhecimento da onde é feita a aquisição dos recursos e a onde os mesmos serão inseridos, dessa forma, será minimizada as chances de envolvimento com entidades tendenciosas.

– Identificar, analisar, decidir e reportar as situações que possam configurar indícios da ocorrência de crimes.

Identifique todas as características do potencial fornecedor, analise todas as vertentes relacionadas a atividade empenhada, desde a aquisição e utilização de recursos até os principais parceiros do fornecedor.

Minimize o máximo possível as chances de se envolver com entidades que estejam relacionadas a atividades ilícitas.

– Classificação de riscos:

  • Localização geográfica: empresas e pessoas que estejam domiciliadas em países que sejam considerados de alo risco para o envolvimento comercial.
  • Tipo de atividade/profissão: Riscos que estejam relacionados as atividades que são desenvolvidas pelos clientes.
  • Tipo de serviços/produtos contratados: Identificação de produtos que sejam utilizados para a prática de atos ilícitos e que possuam um grande grau de risco para o negócio.

– Private Banking:

Os private bankings, são bancos não-incorporado a outros bancos e costumam oferecer serviços financeiros para clientes que possuem grandes volumes disponíveis para aplicações financeiras.

Pontos a serem levados em consideração:

  • Abertura de diversas Contas em nome de PF e PJ que pertençam ao um mesmo grupo econômico.
  • Dificuldade para se obter informações a atividade econômica e patrimônio.
  • Dificuldade na identificação do beneficiário final de transações, devido a estruturas um tanto complexas.

Conclusão

É de extrema importância conhecer seus clientes e fornecedores, a prática de boas condutas deveria ser uma obrigação inicia de todas as empresas e não aplicadas somente após leis estipuladas entrarem e vigor.

No mundo dos negócios, a reputação é muito mais valiosa do que qualquer outra coisa que uma instituição possa empenhar. Manchar a imagem de uma organização por ter pessoas que estejam indiretamente ligadas a ela, envolvidas em casos ilegais é muito rápido, construir uma boa reputação é demorado!

Caso tenha ficado alguma dúvida em relação a importância de conhecer o seu cliente, entre em contato com os nossos especialistas e conheças as soluções que a upLexis Tecnologia pode proporcionar para atividade de KYC.

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