7 exemplos de controles internos para você aplicar na sua empresa

O compliance na sua teoria é muito belo, mas quando colocado em prática é bem desafiador. Nosso objetivo nesse artigo é fornecer exemplos de controles internos que irão te ajudar nessa implantação.

Muitas empresas adotaram o programa de compliance como a solução para estar em conformidade com órgãos reguladores e suas fiscalizações.

Sabemos muito que para estar em conformidade é necessário lidar com muita informação e geralmente, temos o costume cultural de deixar tudo para última hora.

Sendo assim, também vemos um compliance que não sabe calcular o investimento necessário para fazer um projeto acontecer.

Não se preocupe, aqui está a nossa dica: Como reduzir custos de compliance com a tecnologia?

É fundamental entender que o compliance possui diversas frentes que são fundamentais. Porém, saber como prioriza-las é o primeiro passo do gestor.

Existem diversos exemplos de controles internos que você poderia aplicar, mas, nesse artigo, nos limitaremos aos 7 exemplos que consideramos primordiais.

São eles:

  1. Treinamento e capacitação;
  2. Código de ética e conduta;
  3. Controle de qualidade;
  4. Auditoria interna;
  5. Canal de denúncias;
  6. Segurança da Informação;
  7. Gestão de terceiros.

Mas afinal, o que são os controles internos?

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Para entender como inserir os exemplos de controles internos citados acima no contexto do seu negócio, é fundamental saber o que são os benditos controles internos.

Sem papas na língua, controles internos são todos os procedimentos e normas estabelecidos pela alta gestão com o objetivo de organizar, controlar e adquirir a confiança no que diz respeito a gestão dos recursos.

Neste artigo, explicamos alguns conceitos: 5 dicas de controles internos.

A aplicação de controles internos é apenas uma das principais frentes do compliance em uma empresa. Seu principal objetivo é colocar a casa em ordem.

Como controles internos podem resolver o problema da minha empresa?

Na verdade, para resolver os problemas gerais de uma organização é fundamental possuir um plano de longo prazo e o envolvimento de todos os colaboradores da empresa.

Os exemplos de controles internos que descreveremos aqui irão te auxiliar na identificação e antecipação de alguns pontos que podem impactar na imagem da sua empresa se não resolvidos.

Esses riscos podem ser:

  • Fraude;
  • Corrupção;
  • Desvio e lavagem de dinheiro;
  • Favorecimento em licitações;
  • Impacto na cultura organizacional.

Se os exemplos acima não forem identificados com antecedência, as chances de sua empresa sofrer um impacto negativo no mercado são imensas.

Para que tudo isso possa ser evitado e o Compliance Officer consiga dar conta de organizar a casa, iremos entrar a fundo nos exemplos de controles internos que listamos.

Não deixe de ir até o final desse artigo e entender como a aplicação efetiva dos controles internos podem trazer grandes benefícios para você e sua empresa.

7 Exemplos de controles internos

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Leia atentamente e procure absorver o máximo possível os conceitos de cada exemplo abaixo.

Os exemplos estão listados por ordem de importância, acredito que dessa forma você pode entender como priorizar.

1# Treinamento e capacitação

Um dos principais erros que vemos quando o compliance é introduzido em uma empresa, é não comunicar e promover a cultura trazida pela frente de conformidade.

Em um de nossos artigos, falamos sobre 7 estratégias para implementar um programa de integridade na sua empresa. É importante entender que as pessoas são a parte essencial para o sucesso do compliance.

Sabemos que treinamento e capacitação é um investimento. Por isso, tal investimento deve sempre entra na conta do orçamento da área de compliance.

Como gestor, você prefere investir em capacitação e evitar prejuízos futuros ou não investir, e saber que os recursos da sua empresa estarão comprometidos em um futuro não muito distante?

Fica para reflexão essa simples provocação.

2# Código de ética e conduta

Uma das ações mais desafiadoras do compliance é o código de ética e conduta. Por que considerá-lo o mais desafiador?

É muito simples, pois o mesmo impacta diretamente na cultura organizacional da empresa.

Dos exemplos de controles internos, esse merece uma atenção totalmente especial.

Mais do que desenvolver regras, o conselho administrativo junto com a direção da empresa, precisa saber como disseminar tudo o que foi definido para o restante da companhia.

O que é definido em um código de ética e conduta?

  • Objetivos da empresa.
  • Princípios da organização.
  • O que é e o que não é permitido.
  • Multas e punições por descumprimento.

Para se aprofundar no tema, sugerimos: A importância da ética empresarial.

3# Controle de qualidade

Você já deve ter ouvido falar desse exemplo de controles internos inserido em um outro contexto, mas o mesmo é fundamental para o compliance.

A aplicação do controle de qualidade é fundamental para a otimização da eficiência dos processos e para a redução de custos.

Neste cenário, podemos considerar a hipótese de trabalhar com soluções tecnológicas para alcançar os objetivos.

O controle de qualidade permite mapear as áreas e processos da empresa mais propensos a situações de risco.

4# Auditoria interna

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A auditoria interna é uma das práticas mais utilizadas pelas organizações quando o assunto é estruturar todos os dados necessários de documentação fiscal.

É importante lembrar que a auditoria sempre vai além, às vezes, existe a necessidade de olhar para o passado da empresa, para assim identificar possíveis pontos estratégicos que impactam na conformidade.

Você pode gostar do artigo: A importância da auditoria interna.

Na hora de contatar um consultor responsável pela auditoria, certifique-se de que o mesmo não possui nenhum envolvimento com a empresa.

Organizações que se envolveram em escândalos de corrupção, como a lava jato, estavam em processo de auditoria e, ainda assim, foram pegas.

5# Canal de denúncias

O canal de denúncias é o meio pela qual um colaborador pode reportar de forma anônima alguma anormalidade referente aos processos internos, bem como ao descumprimento do código de ética e conduta.

É importante disponibilizar para os colaboradores da empresa mais do que um meio, onde ele possa entrar em contato e reportar a anormalidade.

Esses meios podem ser:

  • Telefone;
  • E-mail;
  • Site.

Procure sempre dar importância a segurança das pessoas, manter o anonimato do denunciante é extremamente fundamental.

6# Segurança da informação

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A segurança da informação é um exemplo de controle interno delicado.

É necessário desenvolver um sistema de controle bem estruturado e com extração de dados constantes para análise.

O que é possível fazer com os dados digitais da empresa? Muitas coisas!

Porém, o responsável pelo desenvolvimento da infraestrutura de TI deve sempre seguir as políticas da empresa em relação a segurança digital.

Uma tática que desse ser levada em consideração é a criptografia dos dados. Com isso, toda e qualquer movimentação de informação por meio digital pode ser protegida de invasões externas.

O objetivo principal é manter a estrutura e continuidade das atividades de negócios.

7# Gestão de terceiros

Por último, mas não menos importante vem a gestão de terceiro. E o que é a gestão de terceiros?

A maioria das empresas lidam com fornecedores e prestadores de serviços. Com isso, é primordial conhecer quem são eles, como são estruturados os contratos e etc.

Gerir terceiros é entender como funciona a cadeia de relacionamento da sua empresa.

  • Com que você se envolve?
  • Como você analisa as informações de um fornecedor?
  • Quais serviços são terceirizados?

É fundamental para as empresas definirem uma atualização periódica dos dados e informações dos fornecedores, prestadores de serviço, parceiros de negócio e entre outros agentes.

Recomendamos a leitura: Como obter dados cadastrais de uma empresa?

Conclusão

Espero que esses 7 exemplos de controles internos possam te ajudar a desenvolver um programa de compliance eficiente na sua empresa. É claro que existem diversos outros exemplos, mas te garanto que o que foram citados nesse artigo são fundamentais.

Disseminar o conhecimento sobre o compliance é extremamente importante para a upLexis.

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